БЛОГ DIgital concierge
Как мы снизили расходы на персонал на 1 800 000 в год при управлении 260 квартирами в Москве
Как мы снизили расходы на персонал на 1 800 000 в год при управлении 260 квартирами в Москве
Кто такие «На квартире»?
Артем Базыгин управляет 260 апартаментами через собственную управляющую компанию, включая собственные объекты. Основное направление — аренда небольших студий. Мы начинали сотрудничество с «На квартире», когда в управлении было 200 квартир. С ростом количества объектов управление становилось все сложнее: администраторы не справлялись с объемом задач, что создавало проблемы в обслуживании гостей и снижало эффективность компании. Это привело к необходимости масштабирования процессов и внедрения автоматизации.
Артем Базыгин управляет 260 апартаментами через собственную управляющую компанию, включая собственные объекты. Основное направление — аренда небольших студий. Мы начинали сотрудничество с «На квартире», когда в управлении было 200 квартир. С ростом количества объектов управление становилось все сложнее: администраторы не справлялись с объемом задач, что создавало проблемы в обслуживании гостей и снижало эффективность компании. Это привело к необходимости масштабирования процессов и внедрения автоматизации.
Читайте статьи первыми
Отправляя свои контактные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Будем присылать самое интересное раз в 2 недели
Основные проблемы до автоматизации
- Ручное общение с гостями: администраторы отвечали гостям через личные мессенджеры, что создавало сложности при сменах и выходных днях — гость мог не получить своевременную информацию.
- Задержки с инструкциями по заселению: при увеличении количества гостей администраторы не успевали вовремя отправлять инструкции.
- Отсутствие стандартов: каждый администратор работал по-своему, что приводило к неравномерности в обслуживании и ошибкам.
- Трудности в обучении новых сотрудников: обучение новичков усложнялось из-за большого объема разрозненной информации.
- Ручное общение с гостями: администраторы отвечали гостям через личные мессенджеры, что создавало сложности при сменах и выходных днях — гость мог не получить своевременную информацию.
- Задержки с инструкциями по заселению: при увеличении количества гостей администраторы не успевали вовремя отправлять инструкции.
- Отсутствие стандартов: каждый администратор работал по-своему, что приводило к неравномерности в обслуживании и ошибкам.
- Трудности в обучении новых сотрудников: обучение новичков усложнялось из-за большого объема разрозненной информации.
“
Когда ты пытаешься нанять новенького, тебе нужно ему объяснить всю ту кашу, которая творится на работе, весь тот хаос, и как-то научить его с этим работать с таким большим количеством объектов. И это очень трудно. И главный вывод, который я сделал для себя, то, что с добавлением одного сотрудника, второго сотрудника кардинально проблема не решается. Она лишь немножко уменьшается.
Единственное решение - автоматизация всего
Digital Concierge помог Артему устранить множество проблем и существенно улучшить процессы за счет стандартизации и автоматизации:
1. Полное управление бронированиями и заселением:
- Система автоматически управляет бронированиями, проверяет все условия для заселения (время заезда, оплата, депозит) и отправляет гостям инструкции.
- Автоматическое управление электронными замками позволяет гостям самостоятельно заселяться без участия администратора. Код генерируется автоматически после оплаты.
- Стандартизированные инструкции для гостей отправляются заранее, что исключает недоразумения.
2. Омниканальная система общения:
- Все сообщения гостей поступают в единую систему через корпоративный WhatsApp и другие мессенджеры, что позволяет контролировать взаимодействие и передавать диалог между сотрудниками без потери информации.
- Сохранение истории общения с каждым гостем исключает повторение запросов и обещаний.
3. Боты и телефония:
- Боты автоматизируют до 60% запросов гостей, включая вопросы по бронированию, инструкции по заселению и оплате.
- Система телефонии и омниканальный мессенджер оцифровывают звонки и сообщения, собирая статистику по каждому сотруднику для контроля эффективности.
4. Возврат депозитов:
- Система автоматически возвращает депозит после завершения уборки, что ускоряет процесс и повышает удовлетворенность гостей.
Digital Concierge помог Артему устранить множество проблем и существенно улучшить процессы за счет стандартизации и автоматизации:
1. Полное управление бронированиями и заселением:
- Система автоматически управляет бронированиями, проверяет все условия для заселения (время заезда, оплата, депозит) и отправляет гостям инструкции.
- Автоматическое управление электронными замками позволяет гостям самостоятельно заселяться без участия администратора. Код генерируется автоматически после оплаты.
- Стандартизированные инструкции для гостей отправляются заранее, что исключает недоразумения.
2. Омниканальная система общения:
- Все сообщения гостей поступают в единую систему через корпоративный WhatsApp и другие мессенджеры, что позволяет контролировать взаимодействие и передавать диалог между сотрудниками без потери информации.
- Сохранение истории общения с каждым гостем исключает повторение запросов и обещаний.
3. Боты и телефония:
- Боты автоматизируют до 60% запросов гостей, включая вопросы по бронированию, инструкции по заселению и оплате.
- Система телефонии и омниканальный мессенджер оцифровывают звонки и сообщения, собирая статистику по каждому сотруднику для контроля эффективности.
4. Возврат депозитов:
- Система автоматически возвращает депозит после завершения уборки, что ускоряет процесс и повышает удовлетворенность гостей.
Экономия благодаря автоматизации
Автоматизация выполняет до 60% объема работ, что делает ее эффективной независимо от масштаба бизнеса. У вас может быть 10, 20, 30, 50, 100 или даже 1000 квартир — система все равно справится с задачами без дополнительной нагрузки на администраторов. Это особенно важно для оптимизации затрат на персонал. Например, до внедрения автоматизации Артем нанимал 8 администраторов с общей затратой в 560 тысяч рублей в месяц. После внедрения полного пакета автоматизации удалось сократить штат до 4 администраторов, и затраты составили около 130 тысяч рублей в месяц. Таким образом, экономия составила примерно 150 тысяч рублей в месяц, хотя эта сумма может варьироваться в зависимости от используемых инструментов и внедренных процессов.
Автоматизация выполняет до 60% объема работ, что делает ее эффективной независимо от масштаба бизнеса. У вас может быть 10, 20, 30, 50, 100 или даже 1000 квартир — система все равно справится с задачами без дополнительной нагрузки на администраторов. Это особенно важно для оптимизации затрат на персонал. Например, до внедрения автоматизации Артем нанимал 8 администраторов с общей затратой в 560 тысяч рублей в месяц. После внедрения полного пакета автоматизации удалось сократить штат до 4 администраторов, и затраты составили около 130 тысяч рублей в месяц. Таким образом, экономия составила примерно 150 тысяч рублей в месяц, хотя эта сумма может варьироваться в зависимости от используемых инструментов и внедренных процессов.
“
В час пик в нашем случае автоматизация выполняет примерно 60 процентов работы, то есть автоматически отправляем инструкции, подтверждение бронирования, ссылки на оплату залога, ссылки на оплату проживания, потом опрос гостей после выезда, все ли ок, и, соответственно, возвращаем депозит.
Результаты автоматизации
- Эффективность работы администраторов:освобожденное время позволяет сосредоточиться на решении важных задач вместо выполнения рутинных операций.
- Единые стандарты:все сотрудники работают по четко установленным процессам, что минимизирует хаос и ошибки.
- Масштабируемость:Digital Concierge позволяет легко внедрять новых сотрудников и масштабировать количество объектов.
- Экономия ресурсов:автоматизация позволила сократить расходы на персонал и повысить прибыль. Экономия составила около 150 тысяч рублей в месяц.
Автоматизация с помощью Digital Concierge оказалась ключевым фактором успеха для компании Артема Базыгина. Она не только решила существующие проблемы управления арендой, но и создала основу для масштабирования бизнеса без увеличения затрат, сохраняя при этом высокий уровень обслуживания гостей. Сокращение расходов на персонал и оптимизация процессов позволили компании работать более эффективно и устойчиво, предоставляя гостям качественный сервис, независимо от масштаба бизнеса.
- Эффективность работы администраторов:освобожденное время позволяет сосредоточиться на решении важных задач вместо выполнения рутинных операций.
- Единые стандарты:все сотрудники работают по четко установленным процессам, что минимизирует хаос и ошибки.
- Масштабируемость:Digital Concierge позволяет легко внедрять новых сотрудников и масштабировать количество объектов.
- Экономия ресурсов:автоматизация позволила сократить расходы на персонал и повысить прибыль. Экономия составила около 150 тысяч рублей в месяц.
Автоматизация с помощью Digital Concierge оказалась ключевым фактором успеха для компании Артема Базыгина. Она не только решила существующие проблемы управления арендой, но и создала основу для масштабирования бизнеса без увеличения затрат, сохраняя при этом высокий уровень обслуживания гостей. Сокращение расходов на персонал и оптимизация процессов позволили компании работать более эффективно и устойчиво, предоставляя гостям качественный сервис, независимо от масштаба бизнеса.
Хотите так же успешно масштабировать бизнес?
Отправляя свои контактные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Записывайтесь на бесплатную консультацию
Читайте далее
ⓒ 2024 Digital Concierge
г. Санкт-Петербург, Большой Сампсониевский пр-кт, дом 61, стр.3, корпус 2, литер А
