БЛОГ DIgital concierge

Автоматизация аренды посуточно: все «за» и «против» современных систем

Мы часто пишем о том, что комплексная автоматизация аренды необходима бизнесу. За счет этого можно повысить скорость работы, сократить бюджет и время на взаимодействие с гостями. Хорошая новость: это далеко не все, что качественно выделяет автоматизированный формат работы от ручного! Что получает предприниматель, автоматизируя аренду квартир посуточно, как грамотно внедрить систему и стоит ли вложить ресурсы в автоматизацию — расскажем в новой статье, созданной с участием предпринимателя и эксперта Артема Базыгина!

Читайте статьи первыми

Отправляя свои контактные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Будем присылать самое интересное раз в 2 недели

К вопросу автоматизации
Для того, чтобы понять, нужна или нет автоматизация аренды квартир, перейдем к фактам. Какие проблемы распространены среди посуточного бизнеса — рассмотрим на примере Артема Базыгина, который управляет 250+ объектами:

в выходной день сотрудник не отвечает, его телефон недоступен
каждый администратор высылает разные инструкции
администратор не отправляет инструкции вовремя
не успевает обрабатывать заявки

“

Когда ты пытаешься нанять нового человека, ты вводишь его во весь тот хаос, что происходит ежедневно, учишь работать с большим количеством объектов, и это трудно. Главный вывод, к которому я пришел: с подключением одного, второго, третьего сотрудника проблема глобально не решается. Она лишь уменьшается.

Артем Базыгин, CEO «На квартире»

Даже при наличии необходимых личных и профессиональных качеств, администратор не может справиться с растущим объемом объектов и потоком гостей самостоятельно. И расширение штата, действительно, станет лишь временной мерой, но не решением проблемы. Решение — это система, которая возьмет на себя все рутинные задачи. При этом она не устанет обслуживать в ночные часы, не выйдет из равновесия из-за претензий гостя или толпы недовольных туристов, которых надо разместить одновременно.

Администратор имеет широкий пул задач, но не всегда способен оперативно и качественно их выполнять:

Принять входящие звонки
Обработать бронирования, например, в RealtyCalendar
Ответить на сообщения гостей и предоставить инструкции
Удержать депозит, если необходимо
Подготовить отчетные документы

Система успешно заменяет администратора практически на всех этапах работы, обеспечивая быстрое и безошибочное выполнение его работы:

Отвечает на сообщения 24/7
Отправляет инструкции в режиме реального времени
Создает и высылает коды доступа от дверей
Отправляет уведомление о бронировании
Мгновенно отвечает на вопросы гостей
Опрашивает гостей после выезда
Принимает оплату и депозит
Возвращает депозит

Автоматизация аренды квартир позволяет освободить время команды для решения более важных задач, тем самым — обеспечить новые показатели эффективности и доходности. Делегируя системам ключевые этапы работы с гостями, предприниматель получает следующие результаты:

Администраторы перестают «захлёбываться», и можно расширить число объектов
Внедрение и обучение новых сотрудников проходит быстрее и легче
Высвобождается время на сервис, маркетинг и масштабирование бизнеса

Отметим, это не все, что может получить предприниматель при работе с «умными» решениями. Как бизнес выходит в плюс финансово и фактически — рассмотрим на примере Артема Базыгина и приложения Digital Concierge!

Системы и люди — в действии
В приложении Digital Concierge бизнес на квартирах посуточно получает все возможности для продуктивной работы и роста. Подключая нашу систему, предприниматель автоматизирует следующие этапы работы с гостями:

подписание электронного договора, например, через OkiDoki
оплата проживания и залога онлайн, в том числе без комиссии по СПБ
генерация кодов доступа для электронных замков и удаленное заселение
общение с гостями: FAQ, инструкции, техподдержка 24/7
витрина для нативных продаж: просмотра и заказа различных доп. услуг
автоматический сбор и обработка отзывов

Схема оплаты и заселения в нашей системе также продумана. Как на практике представлена вся история взаимодействия с гостем:

Бронирование поступает в Realty Calendar или другую PMS-систему
Гостю, например на WhatsApp, приходит уведомление со ссылкой на приложение
Гость заходит в приложение, оплачивает проживание и залог за аренду квартиры
После оплаты автоматически открывается доступ к электронному замку и инструкциям для заселения

Подробнее о плюсах и этапах автоматизации через Digital Concierge пишем в статье. В обзоре также знакомим с новыми функциями и возможностями нашей платформы для вашего бизнеса.

Живой пример успешной автоматизации — сеть квартир посуточно Артема Базыгина. По мере роста бизнеса владелец сети и его команда столкнулись с трудностями в управлении: администраторы не справлялись с большим объемом задач, были перегружены. Из-за этого стали страдать качество обслуживания гостей и производительность персонала.

Основные проблемы, с которыми пришли в компании:

Коммуникация вручную: администраторы использовали личные мессенджеры для коммуникации с гостями — это затрудняло обмен информацией при смене персонала и выходах на праздники.
Задержки в получении инструкций: расширение клиентской базы привело к медленной обратной связи, длительным ответам и отправке необходимых инструкций гостям.
Отсутствие единых стандартов: каждый сотрудник действовал по своему усмотрению, из-за чего ухудшалось качество сервиса и становилось больше ошибок.
Трудности в процессе адаптации персонала: на обучение новых сотрудников требовалось больше времени, а результаты стали хуже из-за загруженности персонала и большого объема разрозненных сведений.

Все эти проблемы мы решили за счет оцифровки ключевых этапов работы с гостями. Для этого автоматизировали бронирование, заселение и обслуживание гостей.

Шаг 1: Автоматизация бронирования и размещения гостей

Наша система автоматически обрабатывает бронирование, проверяя выполнение всех условий до заселения — оплата депозита, подтверждение платежа и др., а после — направляет гостям необходимые инструкции.
Управление электроникой дверей также происходит автоматически: код замка приходит сразу после подтверждения оплаты, позволяя гостю заселиться самостоятельно в любое удобное время.
Для поддержания стандартов обслуживания подключена автоматическая рассылка сообщений — за счет этого задержки и недопонимания исключены.

Шаг 2: Омниканальное обслуживание клиентов

Все переписки с гостями находятся на одной платформе, куда попадают через корпоративный аккаунт WhatsApp и другие каналы связи — это позволяет удобно отслеживать взаимодействия и передать разговоры другим сотрудникам без потери данных.
Вся информация хранится в единой системе, поэтому вопросы между администраторами и другими членами команды больше не дублируются.

Шаг 3: Подключение бота и телефонии

Роботы отвечают на стандартные запросы пользователей, решая до 60% обращений клиентов, например, информируют по вопросам бронирования, проживания или оплаты.
Телефонная связь, интегрированная в систему, позволяет собирать данные звонков и сообщений каждого сотрудника, тем самым — оптимизировать работу и повышать производительность.

Шаг 4: Автоматический возврат залога

Депозиты возвращаются автоматически по завершении уборки помещения.
Благодаря этому процесс работы становится быстрее, а лояльность гостей — выше.

Помимо услуг Digital Concierge в пакет автоматизации Артема вошли телефония, площадки бронирований, платформы для бизнес-коммуникаций и поддержки клиентов

“

«В час-пик автоматизация выполняет примерно 60% нашей работы. Система автоматически подтверждает бронирования, высылает инструкции, ссылки на оплату залога и проживания. После выезда гостю отправляется короткий опрос. И если все окей, депозит автоматически возвращается — быстро, безопасно и не требует моего участия.

Артем Базыгин, CEO «На квартире»

Вывод: автоматизация — это необходимый драйвер для повышения эффективности и скорости аренды квартир посуточно. Внедрение современных систем открывает широкие возможности для качественного и количественного роста компании.

Главные плюсы, которые получает предприниматель:

Автоматизация повышает скорость работы в 2-3 раза: платформа в режиме реального времени обрабатывает запросы гостей, включая процессы бронирования, отправку ссылок на оплату, кодов доступа и инструкций по заселению
Система снижает количество ошибок, возможных из-за человеческого фактора, сводя их число к «нулю»
Повышает лояльность гостей благодаря быстрому и точному обслуживанию
Внедрение сотрудников становится быстрее и проще — в результате людям комфортнее работать
Снижаются расходы на обслуживание бизнеса : например, на содержание персонала и подключение сторонних сервисов

Благодаря автоматизации Артем сократил штат с 8 до 4 человек и уменьшил расходы на 150 000 руб. в месяц, при этом скорость и точность обслуживания гостей стали выше

Решение очевидно: подключить систему автоматизации. Но важно представить обе стороны медали, чтобы понимать, с чем предстоит столкнуться при работе с «умными» решениями!

О системах и нюансах работы
Процесс автоматизации, как и любой другой, не лишен минусов. Скажем точнее: как и любой другой, имеет свои нюансы. Что представляют собой основные:

Затраты на внедрение и поддержание системы
Обучение и введение в новые процессы персонала
Зависимость от разработчика, обновлений его ПО и оборудования
Актуальность вопроса безопасности при работе с облачными решениями для хранения данных
Риск потери личного контакта с аудиторией при делегировании всех этапов взаимодействия с гостями системе

Вытекающий вопрос: как свести на «нет» эти трудности? Ответ: грамотно подойти к выбору и работе с системой автоматизации для аренды посуточно!

О выборе решения на рынке
Для подключения подходящей системы важно понять, что подойдет вашему бизнесу, какая из доступных платформ стоит внимания и вложений. Для этого рекомендуем включить в поле зрения несколько простых, но важных вопросов:

Какие решения доступны на вашем рынке
Какие проблемы / задачи решает тот или иной продукт
Какой бюджет и ресурсы возможны на внедрение и поддержание продукта
Насколько выбранная платформа продумана, поддерживает удобный функционал для работы, возможности интеграции и техподдержки
Есть ли реальные кейсы использования инструмента, независимые отзывы и оценки других предпринимателей
Предусмотрен ли период тестирования / демо-продукт / другой вариант для знакомства с системой на практике

В Digital Concierge вы можете получить бесплатный разбор бизнес-процессов и возможность протестировать весь функционал приложения в демо-версии! Для этого достаточно заполнить быструю форму на сайте — и мы покажем на примере вашего бизнеса, как работает наша система!

Подытожим: без автоматизации коммуникация с гостем превращается в хаос. Постоянная спешка, задержки и ошибки становятся неизбежными. Как результат, уходят клиенты и прибыль. Поэтому подключение цифрового решения станет оптимальным выходом для посуточного бизнеса. Если предприниматель тщательно подходит к выбору партнера и работе с системой, то положительный результат
обеспечен. Желаем успешно найти свое решение на рынке и выйти на новый уровень дохода и объема квартир!

Остались вопросы?

Отправляя свои контактные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Записывайтесь на бесплатную консультацию