БЛОГ DIgital concierge

Инструкция для гостей — инструмент управления посуточной арендой и драйвер роста

Успешная аренда квартир посуточно складывается из многих факторов. Один из них — наличие инструкций для гостей. Четкие гайды по использованию предметов техники, бытовых и других приборов повышают безопасность аренды, разгружая предпринимателя, с одной стороны. С другой — улучшают лояльность аудитории. Какие еще задачи успешно решает документ, какие инструкции предложить гостям в посуточной квартире и как грамотно внедрить в работу — читайте в новом обзоре!

Читайте статьи первыми

Отправляя свои контактные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Будем присылать самое интересное раз в 2 недели

Почему инструкции для гостей необходимы
Инструкция для гостей — не просто лист с правилами. Это инструмент управления арендой посуточно, правильно используя который предприниматель решает целый ряд задач:

Экономия времени и ресурсов персонала: инструкция для гостей поможет снять многие вопросы посетителей, уменьшить число проблем и претензий
Обеспечение безопасности гостя и объекта: четкие правила станут дополнительным гарантом защиты вашей квартиры и ее посетителей
Минимизация конфликтов и споров: наличие письменных рекомендаций значительно снижает вероятность разногласий, позволяет уйти от неоправданных трат и недопониманий
Улучшение опыта проживания: грамотный документ поможет гостю удобно заселиться и находиться в квартире, тем самым — повысит его лояльность

По данным наших партнеров и клиентов, наличие подробных инструкций уменьшает количество запросов в отдел поддержки на 25-40%. Кроме того, детальные и понятные гайды повышают уровень удовлетворенности пользователей: предприниматели, которые предложили инструкции и другой сервис гостям, улучшили рейтинг квартир на рекламных площадках на 1-2,5 балла.

Вывод: инструкция для квартир посуточно — значимый аспект работы, который улучшает бизнес-процессы. Она позволяет разгрузить владельца, повысить качество и безопасность аренды. Но чтобы инструмент действительно работал на вас, недостаточно понимать его ценность — нужно правильно определить содержание. Каждый раздел должен решать конкретные задачи — от организации заселения до повышения уровня комфорта в квартире. Какие разновидности инструкций возможны и необходимы для успешной работы на рынке аренды?

Виды инструкций для гостей
Инструкция для гостей — это не универсальный документ «на все случаи жизни», а набор чётко продуманных разделов, каждый из которых решает свою задачу. Одни помогают гостю быстро заселиться, другие — разобраться с техникой, а третьи — уйти от конфликтов с соседями. Чем более структурированный и понятный пакет инструкций вы предложите, тем проще и быстрее станет управление арендой. Какие разновидности документа предприниматель может рассмотреть:

Инструкция по заселению / выселению

Что включить:

Правила заселения и выезда
Порядок оплаты и получения доступа к квартире
Информация о локации, инфраструктуре и доме
Порядок действий и номера экстренных служб на случай чрезвычайных ситуаций

Инструкция по эксплуатации техники и бытовых приборов

Что включить:

Руководство по использованию бытовой техники и мебели в помещении
Подробный гайд по управлению «умными» системами в квартире
Подключение Wi-Fi и правила пользования интернетом

Инструкция по соблюдению чистоты и порядка

Что включить:

Особенности эксплуатации мебели, предметов быта и интерьера
Информация по утилизации мусора и отходов
Информация по периодичности и деталям услуг клининга

Инструкция по правилам поведения

Что включить:

Правила по соблюдению тишины и посещению посторонних лиц
Правила проживания с питомцами и детьми
Штрафы и меры при нарушении установленных норм

“

Пример из практики нашего клиента: предприниматель, сдающий апартаменты посуточно в СПб, столкнулся с проблемой: за месяц у него фиксировалось в среднем 12 случаев неправильного использования бытовой техники: от поломок микроволновки до засоров стиральной машины. После внедрения наглядных фото- и видеоинструкций в приложении Digital Concierge + печатных инструкций в квартире количество подобных случаев снизилось до 3 — это позволило сократить расходы на ремонт до 70%.

Определив, какие инструкции будут полезны вашим гостям, важно продумать, в каком виде их лучше представить. Все разделы можно объединить в один структурированный документ: так гостю проще организовать свой досуг и быт, а вам — поддерживать информацию в актуальном состоянии. При этом формат подачи документа напрямую влияет на то, насколько быстро и легко посетитель им воспользуется. Какие варианты оформления инструкций пользуются спросом сегодня?

Форматы инструкций
Чтобы инструкция для гостей была максимально удобна и эффективна, важно предложить правильный формат и канал коммуникации. Для этого стоит решить, на каком этапе взаимодействия с гостем вы хотите донести информацию и кто ваш целевой клиент.

Печатная версия: классический и надёжный вариант — разместить инструкцию в распечатанном виде в квартире. Лучше всего положить её в прозрачный файл или небольшую папку на видном месте. Печатная инструкция полезна тем, что гость может сразу к ней обратиться без доступа к интернету и телефону. Если ваша аудитория — пожилые люди, можно остановиться на этом варианте.

Электронная версия: отправка инструкции в электронном виде перед заездом, например в мессенджере, позволит гостю заранее ознакомиться с правилами и всегда иметь к документу удобный доступ. Это поможет сократить количество вопросов в день заселения, уменьшить число стрессовых и форс-мажорных ситуаций. Формат PDF подходит для документов с чёткой структурой, а текстовые сообщения — для кратких напоминаний. Для автоматической отправки инструкций предприниматель может воспользоваться различными интеграторами мессенджеров, например Wazzup или ChatApp.

Интерактивные форматы: другой возможный вариант — отправка инструкций в Telegram-боте или использование QR. Например, на бытовой технике можно разместить наклейки с QR-кодами, ведущими на видеоинструкции. А в чат-боте гость может быстро найти интересующий его раздел — от подключения Wi-Fi до правил поведения в квартире. Такой подход — возможность уйти от лишних вопросов и быстро найти нужную информацию, что особенно ценно для поколений Z и «Альфа».

Помимо формата подачи инструкции важно продумать правовой аспект. Если она представлена грамотно и включена в договор, то может выполнять не только информативную, но и защитную функцию — предотвратить споры и защитить интересы предпринимателя в суде. Поэтому следующий шаг — представить ключевые договорённости в юридической плоскости, чтобы правила из разряда рекомендаций перешли в официальную часть условий аренды.

Юридические аспекты работы при оформлении инструкций для гостей
Инструкция для гостей может служить не просто элементом сервиса, а инструментом юридической защиты владельца жилья. Чтобы документ имел вес в спорных ситуациях, важно грамотно внедрить его в процесс заселения. Лучший способ получить юридически значимый документ — сделать инструкцию приложением к договору аренды. В этом случае гостя можно считать ознакомленным с условиями, а нарушения правил — нарушением условий договора. Для получения согласия гостя есть несколько способов:

Подпись пользователя на бумажной версии при заселении
Электронная подпись или подтверждение в мессенджере
Чекбокс в форме онлайн-бронирования с текстом «Я ознакомлен с инструкцией и обязуюсь её соблюдать»

“

С точки зрения права, инструкция может рассматриваться как часть правил пользования жилым помещением, закреплённых в Гражданском кодексе РФ, ст. 421, 432, 683. При наличии подписи или электронного подтверждения гостя такой документ становится доказательством в суде.

При создании инструкции избегайте двусмысленных выражений. Вместо «желательно не курить» используйте «курение запрещено, нарушение влечёт штраф в размере 5 000 рублей». Чёткие и однозначные формулировки позволят избежать спорных трактовок. Другие рекомендации, которые помогут повысить безопасность и удобство посуточной аренды, — ниже!

Рекомендации по работе с инструкциями для гостей
При оформлении инструкций помните, что большинство гостей не планируют разбираться в сложных формулировках и юридических тонкостях. Поэтому чтобы преподносить информацию грамотно, но доступно и эффективно, следуйте нескольким советам:

Используйте простой и доступный язык изложения, уходите от сложных терминов и конструкций.
Акцентируйте внимание пользователя на ключевых моментах, выделяя важную информацию крупным шрифтом или маркерами.
Если ваши гости — зарубежные туристы, предусмотрите англоязычную версию документа, чтобы исключить недопонимания и вопросы.
Периодически обновляйте инструкции, чтобы они были читабельны, презентабельны и соответствовали актуальным условиям аренды.
При наличии письменного согласия гостя с условиями аренды храните подписанный экземпляр не менее 3 лет, используя для этой цели облачные сервисы.
Предусмотрите, чтобы инструкции были расположены в удобных местах и доступны гостям в электронном виде.

В приложении Digital Concierge предприниматель может предложить гостям детальные инструкции на всех этапах взаимодействия без личного участия. Например, автоматически заселить пользователя с дорожной картой, решить проблему или запрос, используя раздел FAQ. Кроме того, в приложении есть разделы с доп. услугами и гайдами, поэтому гость может решить большинство вопросов, не привлекая персонал: от подключения бытовой техники до бронирования экскурсий. Для тестирования этого функционала новым клиентам доступна полная бесплатная демонстрация продукта по ссылке.

Подытожим: продуманная система инструкций — важный этап успешного управления бизнесом на посуточной аренде. Грамотно представленная документация повысит продуктивность и безопасность аренды для обеих сторон, а наши материалы и приложение Digital Concierge вам в этом помогут!

Скачать шаблон инструкции для гостя
Скачать чек-лист по созданию инструкций для гостей

Остались вопросы?

Отправляя свои контактные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Записывайтесь на бесплатную консультацию